Leistungen · Schnittstellen
Schnittstellen, die dir jede Woche Stunden sparen
Schluss mit Abtippen. Bestellungen, Bestände und Rechnungen fließen automatisch zwischen Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung, ohne Tippfehler.
Ausgangslage
Jeden Tag die gleichen Handgriffe
In vielen Betrieben gibt es diese eine Aufgabe, die jeden Morgen erledigt werden muss. Bestellungen aus dem Shop werden in die Warenwirtschaft übertragen. Bestände werden im Shop und auf dem Marktplatz angepasst. Rechnungen werden exportiert, umbenannt und an die Buchhaltung geschickt. Einzeln dauert das nur ein paar Minuten, aber zusammen kommen schnell Stunden pro Woche zusammen. Und jeder Handgriff ist eine Gelegenheit für einen Tippfehler.
Die meisten Programme, die in einem Online-Geschäft zusammenarbeiten, bieten eine Schnittstelle. Oft wird sie nur nicht genutzt, weil niemand Zeit hatte, sie einzurichten, oder weil die fertige Verbindung aus dem App-Store nicht ganz das tut, was gebraucht wird.
Typische Verbindungen
Was sich häufig verbinden lässt
Shop und Warenwirtschaft
Bestellungen landen automatisch in der Warenwirtschaft, Bestände und Preise fließen zurück in den Shop.
Shop und Buchhaltung
Rechnungen, Gutschriften und Zahlungen werden übertragen, damit die Buchhaltung nicht mit Exportdateien arbeiten muss.
Marktplätze und Bestände
Ein Lagerbestand für alle Kanäle, damit nichts verkauft wird, was nicht mehr da ist.
Versand
Versandetiketten und Sendungsnummern entstehen aus der Bestellung, der Kunde bekommt automatisch Bescheid.
Kundendaten und E-Mail-Marketing
Anfragen und Kaufdaten landen dort, wo sie gebraucht werden, etwa in Klaviyo für passende Newsletter und Warenkorb-Erinnerungen. Als offizieller Klaviyo Partner richte ich das sauber ein.
Berichte und Kennzahlen
Zahlen aus mehreren Systemen werden zusammengeführt und regelmäßig bereitgestellt.
Worauf es ankommt
Eine Schnittstelle ist mehr als ein Datenabgleich
Zwei Systeme zu verbinden ist der einfache Teil. Schwierig wird es bei den Ausnahmen. Was passiert, wenn eine Bestellung storniert wird, nachdem sie schon übertragen wurde? Wenn ein Artikel im Shop eine Variante hat, die es in der Warenwirtschaft so nicht gibt? Wenn eines der Systeme für eine Stunde nicht erreichbar ist? Eine gute Schnittstelle hat auf diese Fragen eine Antwort, bevor sie zum ersten Mal auftreten.
- Klare Festlegung, welches System für welche Daten führend ist
- Saubere Zuordnung von Artikeln, Kunden und Steuersätzen zwischen den Systemen
- Protokoll jeder Übertragung, damit sich Fehler nachvollziehen lassen
- Automatische Wiederholung, wenn ein System kurz nicht erreichbar ist
- Benachrichtigung, wenn etwas nicht klappt, statt stiller Ausfälle
- Zugangsdaten sicher gespeichert und nur mit den nötigen Rechten
- Dokumentation, damit nachvollziehbar bleibt, was wohin fließt
Fertig oder eigen
Nicht alles muss neu gebaut werden
Für viele Kombinationen aus Shop und Warenwirtschaft oder Buchhaltung gibt es fertige Verbindungen. Wenn eine davon deinen Ablauf abdeckt, richte ich sie ein und konfiguriere sie sauber. Eine eigene Schnittstelle lohnt sich, wenn die fertige Lösung an einer entscheidenden Stelle nicht passt, mehrere Systeme beteiligt sind oder Daten auf dem Weg umgerechnet werden müssen.
Welche Fragen du vor der Entscheidung klären solltest, beschreibt der Artikel Schnittstellen zwischen Shop und Warenwirtschaft. Für Büro und Buchhaltung gibt es außerdem mein eigenes Produkt KLIFFDESK, das sich an Shop und andere Systeme anbinden lässt. Mehr dazu unter Eigene Produkte.
Der Unterschied
Automatisierung, auf die du dich verlassen kannst
Üblich
- Eine Kette aus Klick-Integrationen, deren Aufbau niemand mehr kennt
- Fehler fallen erst auf, wenn ein Kunde nachfragt
- Bei Änderungen an einem System bricht die Verbindung unbemerkt
- Zugänge mit vollen Rechten, weil es so am schnellsten ging
Bei KLIFFNET
- Dokumentierter Aufbau, den auch andere nachvollziehen können
- Protokolle und Benachrichtigung bei jedem Fehler
- Kontrolle und Anpassung im laufenden Betrieb
- Zugänge nur mit den Rechten, die wirklich gebraucht werden
Ablauf
So entsteht deine Schnittstelle
Gespräch
Wir gehen durch, welche Daten heute von Hand übertragen werden, wie oft und mit welchen Ausnahmen.
Konzept mit festem Preis
Du bekommst eine Beschreibung der Datenflüsse, der beteiligten Systeme und der Fehlerbehandlung, mit Zeitplan und festem Preis.
Umsetzung auf der Testumgebung
Ich teste mit Testdaten oder Testkonten, bevor echte Bestellungen und Belege übertragen werden.
Betrieb
Nach dem Start beobachte ich die Protokolle und passe die Schnittstelle an, wenn sich eines der Systeme ändert.
Passend dazu
Wenn aus Daten Werkzeuge werden
Sind die Daten erst einmal verbunden, lassen sie sich auch auswerten oder in eigenen Werkzeugen nutzen. Beispiele dafür stehen auf der Seite Apps und Dashboards. Wer auf mehreren Marktplätzen verkauft, findet auf der Seite Amazon und Marktplätze die strategische Seite des Themas.
Häufige Fragen
Was kostet eine Schnittstelle?
Das hängt davon ab, wie viele Systeme beteiligt sind, wie gut deren Schnittstellen dokumentiert sind und wie viele Ausnahmen es im Ablauf gibt. Die Einrichtung einer fertigen Verbindung ist ein anderer Umfang als eine eigene Lösung zwischen drei Systemen. Nach dem Gespräch bekommst du einen festen Preis. Eine erste Einordnung liefert der Projekt-Check.
Mein Programm hat keine offizielle Schnittstelle. Geht es trotzdem?
Oft ja. Viele Programme können Daten zumindest als Datei exportieren und importieren, und auch das lässt sich automatisieren. Es ist weniger elegant, spart aber trotzdem die Handarbeit. Ob es in deinem Fall geht, prüfe ich vorher.
Was passiert, wenn sich eines der Systeme ändert?
Anbieter ändern ihre Schnittstellen von Zeit zu Zeit. Wenn ich die Schnittstelle betreue, beobachte ich solche Ankündigungen und passe die Verbindung rechtzeitig an. Die Protokolle zeigen außerdem früh, wenn etwas nicht mehr wie gewohnt funktioniert.
Sind meine Daten dabei sicher?
Daten werden verschlüsselt übertragen, Zugangsdaten sicher abgelegt und nur mit den nötigen Rechten vergeben. Eigene Schnittstellen laufen auf Servern in Deutschland.
Lohnt sich Automatisierung für einen kleinen Shop?
Wenn jemand regelmäßig Daten von einem System ins andere überträgt, meistens ja. Ein guter Anhaltspunkt ist die Zeit, die jede Woche dafür draufgeht, und wie oft dabei Fehler passieren. Bei sehr wenigen Bestellungen kann die Handarbeit aber auch die günstigere Lösung bleiben.
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Ich bin Finn und baue seit über 25 Jahren Webseiten, Onlineshops und Software. Ich habe viele Systeme kommen und gehen sehen und weiß deshalb ziemlich genau, was sich lohnt und was nur gut klingt.
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